Бухгалтарскі ўлік - палітыка крэдыторскай запазычанасці

 

Прызначэнне

Мэтай дадзенай Палітыкі ў дачыненні да крэдыторскай запазычанасці з'яўляецца забеспячэнне бяспекі сродкаў грамадскага каледжа акругі Хадсан («Каледж») і вядзенне бізнесу ў адпаведнасці з прынцыпамі падсправаздачнасці, паўнаты, своечасовасці і дакладнасці. Кіруючыся гэтымі прынцыпамі, Каледж імкнецца зрабіць своечасовую аплату пастаўшчыкам правераных і зацверджаных рахункаў-фактур эфектыўным чынам, а таксама падтрымліваць поўны і дакладны ўлік крэдыторскай запазычанасці. 

ПАЛІТЫКА

Каледж і яго апякунскі савет («Савет») імкнуцца падтрымліваць членаў мясцовай супольнасці і пастаўшчыкоў, якія вядуць справы з каледжам. Гэта палітыка датычыцца толькі плацяжоў пастаўшчыкам. Крэдыторская запазычанасць - гэта тып кароткатэрміновай запазычанасці, як правіла, сума запазычанасці арганізацыі сваім пастаўшчыкам або прадаўцам за прадастаўленыя тавары і паслугі, аплата якіх не ажыццяўляецца загадзя. Каледж бярэ на сябе абавязацельствы перад пастаўшчыкамі і прадаўцамі за набыццё тавараў і паслуг, якія выкарыстоўваюцца ў звычайнай дзейнасці.
Дэпартамент крэдыторскай запазычанасці адказвае за аўдыт і апрацоўку рахункаў-фактур і плацяжоў для каледжа. Дэпартамент крэдыторскай запазычанасці выконвае наступныя абавязкі, звязаныя з гэтай мэтай:

  1. атрыманне рахункаў і электронных плацяжоў;
  2. маніторынг крэдытаў пастаўшчыкоў і папярэдніх плацяжоў пастаўшчыкам;
  3. апрацоўка запытаў аб аплаце ад прадаўцоў і супольнасці каледжа;
  4. кантроль за супастаўленнем дакументаў;
  5. забеспячэнне адпаведных узгадненняў;
  6. апрацоўка плацяжоў; і
  7. архіваванне дакументаў і гісторыі плацяжоў.

Савет дэлегуе прэзідэнту адказнасць за распрацоўку працэдур і кіруючых прынцыпаў для рэалізацыі гэтай палітыкі. Фінансавае ўпраўленне будзе адказваць за рэалізацыю палітыкі.

Матрыца зацвярджэння

Зацверджана: чэрвень 2021 г
Зацверджаны: Апякунскі савет
Катэгорыя: Бухгалтарскі ўлік
Падкатэгорыя: Крэдыторская запазычанасць
Запланаваны разгляд: чэрвень 2024 г
Адказны офіс(ы): фінансы

 

Працэдуры

Парадак бухгалтэрыі па крэдыторскай запазычанасці

I. Увядзенне

Дадзены парадак распрацаваны для забеспячэння захаванасці фондаў каледжа, справа вядзецца па прынцыпах падсправаздачнасці, паўнаты, своечасовасці і дакладнасці. Кіруючыся гэтымі прынцыпамі, HCCC імкнецца 1) своечасова аплачваць адпаведныя рахункі эфектыўным чынам; і 2) паведамляць аб непагашаных абавязацельствах у адпаведнасці з GAAP. Акрамя таго, Каледж чакае, што ўсе члены супольнасці і ўсе прадаўцы, якія вядуць бізнес з Каледжам, будуць прытрымлівацца гэтай палітыкі. 

Прыведзеныя ніжэй працэдуры адносяцца толькі да плацяжоў пастаўшчыкам. Для атрымання дадатковых працэдур, звязаных з наступнымі катэгорыямі, звярніцеся да: 

    1. Працэдуры кампенсацыі выдаткаў на паездкі і бізнес
    2. Працэдуры атрымання стыпендый
    3. Працэдуры вяртання грошай па рахунках студэнтаў

II. Суб'екты, якія закранаюцца гэтымі працэдурамі

Прыведзеныя ніжэй працэдуры датычацца ўсіх аддзелаў і аддзяленняў Грамадскага каледжа акругі Хадсан.

III. Азначэнні

Крэдыторская запазычанасць - гэта тып кароткатэрміновай запазычанасці, якая звычайна ўяўляе сабой суму запазычанасці арганізацыі сваім пастаўшчыкам або прадаўцам за тавары і паслугі, набытыя ў крэдыт. Каледж бярэ на сябе абавязацельствы перад пастаўшчыкамі і прадаўцамі па набыцці тавараў і паслуг, якія выкарыстоўваюцца ў звычайнай дзейнасці. Дэпартамент крэдыторскай запазычанасці ("Аддзел AP") адказвае за аўдыт і апрацоўку рахункаў-фактур і праверку рахункаў-фактур ад імя каледжа.

Дэпартамент AP выконвае наступныя абавязкі, звязаныя з гэтай мэтай:

    1. Квітанцыя-фактура
    2. Электронныя плацяжы
    3. Маніторынг крэдытаў пастаўшчыкоў
    4. Апрацоўка запытаў аб аплаце ад прадаўцоў і супольнасці каледжа
    5. Кантроль за супастаўленнем дакументаў
    6. Апрацоўка плацяжоў
    7. Інтэрфейс сістэмы ўліку
    8. Архіваванне дакументаў і гісторыі плацяжоў

Падсправаздачнасць – Дэпартамент AP гарантуе, што ўсе пакупкі належным чынам дазволены перад выплатай плацяжоў, што рахункі аплачваюцца толькі адзін раз і што актывы каледжа абаронены ад махлярства. Акрамя таго, Дэпартамент AP забяспечвае належнае дакументаванне транзакцый у мэтах аўдыту.

Дакладнасць – Для належнай справаздачнасці як па непагашаных абавязацельствах каледжа, так і па выдатках, Дэпартамент AP запісвае даныя пастаўшчыкоў у працэсе ваўчараў і на рахунках галоўнай кнігі.

Транзакцыі E-CHECKS – Электронныя фінансавыя выплаты супрацоўнікам замест чэка.

Праверка бюджэту – Працэдура, з дапамогай якой Дэпартамент гарантуе, што фінансавыя абавязацельствы і выдаткі каледжа не перавышаюць іх адпаведныя бюджэты.

завершанасць – Канкрэтная, неабходная інфармацыя аб усіх узгодненых прадастаўленых таварах і выкананых паслугах для аплаты. Гэта павінна ўключаць наступную інфармацыю:

    1. Нумар і дата рахунку.
    2. Нумар заказу на куплю.
    3. Назва пастаўшчыка, адрас і іншая адпаведная кантактная інфармацыя.
    4. Адрасы «Адправіць рахунак» і «Адправіць».
    5. Дата(ы) дастаўкі тавараў або паслуг.
    6. Падрабязнае апісанне набытых тавараў або аказаных паслуг, месца дастаўкі тавараў або аказання паслуг.

Заказ на куплю (PO) – Заказ на пастаўку - гэта дакумент, выдадзены Каледжам пастаўшчыку з указаннем тыпаў, колькасці і ўзгодненых цэн на прадукты і/або паслугі, якія пастаўшчык будзе прадастаўляць.

своечасовасць – Заяўленыя выдаткі на тавары і паслугі за аказаны перыяд, каб своечасова аплачваць зацверджаныя рахункі-фактуры (Net 30) і карыстацца любымі прыдатнымі скідкамі пастаўшчыкоў. Па гэтых прычынах своечасовае прадстаўленне поўнага рахунка-фактуры ў аддзел AP мае вырашальнае значэнне. Пастаўшчыкам трэба загадваць адпраўляць усе рахункі-фактуры непасрэдна ў аддзел AP, а не кантактным асобам кампуса. Своечасовая сертыфікацыя прыёмнага аддзела ў каледжы ў аддзел AP мае вырашальнае значэнне для працэсу, які дазваляе аддзелу AP своечасова ажыццяўляць плацяжы пастаўшчыкам.

Ваўчарызацыя - Унутраны намер зрабіць плацёж пастаўшчыку. Ваўчар - гэта дакумент, выраблены Каледжам і выдадзены пастаўшчыку пасля атрымання рахунку-фактуры і супастаўлення з заказам на пастаўку і прыёмнымі дакументамі. Зацверджаныя ваўчары пасля апрацоўкі становяцца чэкамі або плацяжамі E-CHECK.

IV. Працэдуры палітыкі

Прыведзеныя ніжэй працэдуры павінны быць рэалізаваны ў адпаведнасці з палітыкай каледжа ў галіне крэдыторскай запазычанасці і забеспячэння правільнасці сум крэдыторскай запазычанасці; запісаны правільна, дакладна і эфектыўна; апрацоўваецца толькі адзін раз; і належным чынам задакументавана ў фінансавай справаздачнасці. Для апрацоўкі плацяжоў усе рахункі-фактуры павінны быць зацверджаны ў адпаведнасці з працэдурамі каледжа. Дэпартамент крэдыторскай запазычанасці павінен прытрымлівацца наступных працэдур:

1. Пастаўшчыкі павінны быць уведзены ў Сістэме партала калегаў. 

2. Пастаўшчыкам не будзе выплачвацца, калі запоўненая форма W-9 не будзе ўведзена ў Сістэму парталу калег і рашэнне не будзе зацверджана Саветам (пры неабходнасці).

3. Рахункі-фактуры, атрыманыя аддзелам AP, павінны быць прастаўлены з датай.

4. Рахункі павінны быць прадстаўлены непасрэдна ў аддзел AP. Калі рахунак-фактура адпраўляецца непасрэдна ў аддзел-атрымальнік, адказнасць аддзела складаецца ў тым, каб неадкладна накіраваць рахунак-фактуру ў аддзел AP пасля праверкі і пацверджання таго, што тавары дастаўлены ў адпаведнасці з пастаўшчыком, і што паслугі, указаныя ў рахунку, былі выкананы. Гэта палегчыць аплату ва ўстаноўленыя тэрміны і знізіць рызыку недарэчных, згубленых або ўтрыманых рахункаў-фактур, якія выклікаюць затрымкі ў належным уліку, і дазволіць пазбегнуць большых выдаткаў для каледжа. Рахункі-фактуры не павінны захоўвацца ў ведамасных кабінетах. 

5. Толькі ўпаўнаважаны персанал аддзела AP можа ўваходзіць у сістэму Colleague Portal і апрацоўваць рахункі-фактуры. 

6. Ваўчары крэдыторскай запазычанасці павінны суправаджацца арыгінальным рахункам-фактурай, зацверджаным Каледжам заказам на пакупку і дакументальна пацверджаным прыёмам тавараў і паслуг. Заказ на пастаўку і атрыманыя дадзеныя ўводзяцца ў Калегу супрацоўнікамі HCCC. 

7. Рахунак-фактура павінен змяшчаць падрабязнае апісанне аказаных паслуг або пастаўленых тавараў, дату(ы) дастаўкі тавараў або паслуг і месцазнаходжанне HCCC, дзе былі аказаны паслугі або пастаўлены тавары. Аплата рахункаў-фактур, па якіх адсутнічае дастатковая інфармацыя, можа быць адкладзена, пакуль не будзе прадастаўлена ўся неабходная інфармацыя. 

8. Калі рахунак-фактура прызначаны для частковай аплаты, пастаўшчык павінен дакладна пазначыць дамоўленасць у рахунку-фактуры або кантракце. У такіх сітуацыях пастаўшчык павінен прадаставіць дакументацыю такога ж узроўню, як апісана ў IV.7 вышэй. 

9. Нумары рахункаў-фактур уводзяцца ў сістэму Colleague Portal дакладна ў адпаведнасці з указаннямі пастаўшчыка. Змяненне нумара рахунку-фактуры можа прывесці да дублікатаў апрацоўкі. Мадыфікацыі строга забароненыя, за выключэннем выпадкаў, дазволеных Дэпартаментам AP.

10. Увод інфармацыі аб рахунку з'яўляецца поўным, дакладным і сапраўдным.

11. Усе тавары і паслугі аддзел павінен атрымліваць у сістэме "Калега-партал". Для паслуг і тавараў, адпраўленых непасрэдна ў аддзел заказаў, адказнасць аддзела заказаў заключаецца ў тым, каб паведаміць аддзелу AP аб тым, што паслугі або тавары былі здавальняюча атрыманы і прыняты ў сістэме для працэсу аплаты. 

12. Адрозненні паміж замовай і рахункам-фактурай павінны быць адзначаны, вывучаны і вырашаны перад апрацоўкай плацяжоў. Адрозненні ўключаюць, але не абмяжоўваюцца імі, рознае імя пастаўшчыка, неадпаведнасць колькасці або даляра. 

13. Падатак з продажаў не павінен быць уключаны ні ў адзін рахунак-фактуру, таму што Каледж не абкладаецца падаткам. Дэпартамент AP павінен прадаставіць пастаўшчыку дакументацыю, якая пацвярджае статус вызвалення ад падаткаў, у тым ліку нумар вызвалення ад падатку з продажаў і сертыфікат, калі гэта неабходна. 

14. Усе пакупкі асноўных актываў апрацоўваюцца аддзелам AP. 

15. Дэпартамент AP адпраўляе ўсе зацверджаныя плацяжы па адрасе запісу. Любыя плацяжы, звязаныя з асаблівай апрацоўкай, такія як начныя адпраўкі або асабісты прыём, патрабуюць папярэдняга ўзгаднення. Выкарыстанне начной дастаўкі і тэрміновай апрацоўкі плацяжоў будзе абмежавана надзвычайнымі сітуацыямі. 

16. Дэпартамент AP апрацоўвае чэкі і робіць плацяжы два разы на тыдзень. Плацяжы аддзела AP Check і E-CHECK апрацоўваюцца ў іншы дзень. 

17. Вяртанне студэнцкіх грошай апрацоўваецца ў бюро казначэйства, а чэкі выдаюцца праз аддзел AP раз на тыдзень.

18. Калі іншыя формы аплаты (напрыклад, заяўка на пакупку і ваўчар) не прымяняюцца, трэба выкарыстоўваць чэкі. Любы заказ на куплю тавараў павінен апрацоўвацца аддзелам закупак.   

19. Адсутныя, дублікаты і доўгі час непагашаныя чэкі павінны быць вывучаны перад выдачай іншага чэка. Супрацоўнік аддзела AP апрацуе ўсе карэкціроўкі чэкаў у сістэме Colleague пасля завяршэння ўсіх расследаванняў.

20. Станоўчыя дадзеныя аб аплаце перадаюцца ў банк пасля кожнай партыі аплаты чэкам.

21. Любыя пытанні адносна гэтай палітыкі трэба накіроўваць супрацоўніку дэпартамента AP. Пытанні можна адпраўляць у электронным выглядзе на адрас крэдыторскай запазычанасці ГРАМАДСКІ КАЛЕДЖ ФРЭІХАДСАН. Акрамя таго, можна звязацца з супрацоўнікам дэпартамента AP па тэлефоне (201) 360-4055.

Зацверджана Кабінетам міністраў: ліпень 2021 г
Звязаная палітыка савета: бухгалтарскі ўлік, крэдыторская запазычанасць

Вярнуцца да Policies and Procedures