Палітыка па закупках

Прызначэнне

Мэтай дадзенай Палітыкі закупак з'яўляецца вызначэнне працэдур, якія неабходна выконваць, каб закупкі тавараў і паслуг адпавядалі дзеючым законам.

ПАЛІТЫКА

Закупкі тавараў і паслуг рэгулююцца рознымі законамі. Каледж і яго апякунскі савет («Савет») абавязваюцца выконваць усе законы для эфектыўнага і дзейснага набыцця неабходных тавараў і паслуг. Палітыка грамадскага каледжа акругі Хадсан заключаецца ў закупцы ўсіх тавараў і паслуг у адпаведнасці з дзеючым заканадаўствам, у тым ліку Законам аб кантрактах каледжа акругі Нью-Джэрсі, NJSA 18A:64A-25.1 і далей.

Праўленне дэлегуе прэзідэнту адказнасць за распрацоўку працэдур і сістэмы ўнутранага кантролю за закупкамі. Фінансавае ўпраўленне будзе адказваць за рэалізацыю палітыкі.

Матрыца зацвярджэння

Зацверджана: Студзень 2022
Зацверджаны: Апякунскі савет
Катэгорыя: Закупкі
Падкатэгорыя: Закупкі
Запланаваны разгляд: чэрвень 2024 г
Адказны офіс(ы): фінансы

Пасяджэнне УВК HCCC - жнівень 2022 г

Працэдуры

I. УВОДЗІНЫ

Мэтай Парадку закупак з'яўляецца вызначэнне асноўных прынцыпаў для ўсіх закупак тавараў і паслуг, якія адпавядаюць дзеючаму заканадаўству.

1. Купляе менш за 20% ад парогавага значэння стаўкі каледжа
   1. У адпаведнасці з NJSA 18A:64A-25.19 прысуджэнне пакупак, кантрактаў або пагадненняў, якія, паводле ацэнак, складаюць менш за дваццаць працэнтаў (20%) ад бягучага парога заяўкі каледжа (8,320 долараў ЗША на 1 ліпеня 2023 г.) могуць быць прысуджаны па хадайніцтве аднаго цытата або прапанова.
      2. Сертыфікат аб рэгістрацыі бізнесу патрабуецца ад пастаўшчыкоў, калі сума пакупкі перавышае 15% ад парога стаўкі каледжа (6,240 долараў на 1 ліпеня 2023 г.) і паслугі аказваюцца ў Нью-Джэрсі. NJSA 52:32-44 і далей.
      3. Для заяўкі на закупку патрабуецца адабрэнне кіраўніка офіса/падраздзялення і/або віцэ-прэзідэнта аддзела.
2. Паміж 20% ад парога заяўкі каледжа і 17,499 XNUMX долараў
   1. У адпаведнасці з NJSA 18A:64A-25.19, да заключэння пакупкі павінны быць запрошаны як мінімум дзве (2) прапановы, калі гэта магчыма. Кантракт будзе заключаны на аснове самай нізкай адказнай прапановы, якая з'яўляецца найбольш выгаднай для каледжа, цаны і іншых фактараў. Калі ўзнагарода не прысуджаецца пастаўшчыку, які прадстаўляе самую нізкую цану, заява з тлумачэннем прычын павінна быць змешчана ў файл разам з такой пакупкай. На практыку ў каледжы трэба атрымаць тры (3) цэны, калі гэта практычна магчыма.
      
      1. Кожны раз, калі патрабуюцца некалькі прапаноў, асобны офіс/падраздзяленне нясе адказнасць за запыт некалькіх прапаноў. Упраўленне па закупках будзе супрацоўнічаць з офісам/падраздзяленнем для аказання дапамогі ў пошуку альтэрнатыўных пастаўшчыкоў, калі гэта неабходна.
   2. Дадатковыя выключэнні з працэсу шматразовага расцэньвання ўключаюць выкарыстанне дзяржаўных кантрактаў (NJSA 18A:64A-25.9), сумесныя закупкі з іншымі акруговымі каледжамі, муніцыпалітэтамі або акругамі, у якіх знаходзіцца акруговы каледж, вышэйшымі навучальнымі ўстановамі або іншымі дзяржаўнымі падраздзяленнямі ў адпаведнасці з да Закону аб мясцовых дзяржаўных кантрактах (NJSA 18A:64A-25.10), кааператыўных сістэм цэнаўтварэння, устаноўленых у адпаведнасці з законамі Нью-Джэрсі (NJSA 18A:64A-25.11a (a)), і нацыянальна прызнаных і прынятых пагадненняў аб сумесных закупках (NJSA 18A). :64A-25.11a (b)).
   3. Фактары, якія могуць быць разгледжаны пры прысуджэнні не самых нізкіх расцэнак, уключаюць, але не абмяжоўваюцца імі:
      
      1. Папярэдні вопыт (уключаючы папярэдні досвед працы з HCCC)
      2. Спасылкі
      3. Месцазнаходжанне (пакуль фізічная блізкасць пастаўшчыка неабходная для эфектыўнай і эканамічнай пакупкі або выканання кантракта)
   4. Для заяўкі на закупку патрабуецца адабрэнне кіраўніка офіса/падраздзялення і/або віцэ-прэзідэнта аддзела.
3. Ад 17,500 XNUMX долараў да парога заяўкі каледжа - сумленны і адкрыты працэс
   1. Замест запыту некалькіх прапаноў у адпаведнасці з NJSA 18A:64A-25.19 Каледж можа выкарыстоўваць сумленны і адкрыты працэс для пакупак ад 17,500 10 долараў ЗША да парогавага значэння заяўкі каледжа. Гэта прадугледжвае размяшчэнне запыту прапаноў (RFP) на вэб-сайце каледжа мінімум на дзесяць (XNUMX) дзён. Кантракт можа быць заключаны на аснове атрыманай прапановы з самай нізкай адказнасцю, якая з'яўляецца найбольш выгаднай для каледжа, улічваючы цану і іншыя фактары. Калі ўзнагарода не прысуджаецца пастаўшчыку, які прадстаўляе самую нізкую прапанову, заява з тлумачэннем прычын павінна быць змешчана ў файл разам з такой пакупкай.
   2. Сертыфікат раскрыцця інфармацыі аб суб'ектах гаспадарання (BEDC) не патрабуецца, калі выкарыстоўваецца сумленны і адкрыты працэс пры размяшчэнні запыту прапаноў на сайце каледжа.
   3. Дадатковыя выключэнні з працэсу шматразовага расцэньвання ўключаюць выкарыстанне дзяржаўных кантрактаў (NJSA 18A:64A-25.9), сумесныя закупкі з іншымі акруговымі каледжамі, муніцыпалітэтамі або акругамі, у якіх знаходзіцца акруговы каледж, вышэйшымі навучальнымі ўстановамі або іншымі дзяржаўнымі падраздзяленнямі ў адпаведнасці з да Закону аб мясцовых дзяржаўных кантрактах (NJSA 18A:64A-25.10), кааператыўных сістэм цэнаўтварэння, устаноўленых у адпаведнасці з законамі Нью-Джэрсі (NJSA 18A:64A-25.11a (a)), і нацыянальна прызнаных і прынятых пагадненняў аб сумесных закупках (NJSA 18A). :64A-25.11a (b)).
   4. Для заяўкі на закупку патрабуецца адабрэнне кіраўніка офіса/падраздзялення, віцэ-прэзідэнта аддзела, фінансавага дырэктара або ўпаўнаважанага.
4. Ад 17,500 XNUMX долараў да парога заяўкі каледжа - несправядлівы і адкрыты працэс
   1. У адпаведнасці з NJSA 18A:64A-25.19, да заключэння пакупкі павінны быць запрошаны як мінімум дзве (2) прапановы, калі гэта магчыма. Кантракт будзе заключаны на аснове самай нізкай адказнай прапановы, якая з'яўляецца найбольш выгаднай для каледжа, цаны і іншых фактараў. Калі ўзнагарода не прысуджаецца пастаўшчыку, які прадстаўляе самую нізкую цану, заява з тлумачэннем прычын павінна быць змешчана ў файл разам з такой пакупкай. У практыцы каледжа, калі гэта магчыма, трэба атрымаць тры (3) прапановы.
   2. Сертыфікат раскрыцця інфармацыі суб'ектаў гаспадарання (BEDC) патрабуецца для заключэння кантракта з пастаўшчыкамі, калі выконваецца несправядлівы і адкрыты працэс. Сістэмы кіравання кантрактамі Colleague і Bonfire будуць захоўваць усе BEDC.
   3. Рэзалюцыя апякунскага савета аб прысуджэнні патрабуецца для ўсіх пакупак, якія не перавышаюць парогавага значэння заяўкі каледжа, за выключэннем выпадкаў, калі існуе рэзалюцыя апякунскага савета, якая ўхваляе паўнамоцтвы заключаць кантракты падрадным агентам да парогавай сумы заяўкі. Дырэктар па кантракце і закупках атрымаў паўнамоцтвы заключаць кантракты пры парозе заявак (41,600 1 долараў ЗША на 2023 ліпеня 18 г.). NJSA 64A:25.3A-XNUMX (гл. далейшае тлумачэнне ніжэй).
   4. Выключэнні з патрабавання запытваць некалькі прапаноў такія ж, як і вышэй.
   5. Для заяўкі на закупку патрабуецца адабрэнне кіраўніка офіса/падраздзялення, віцэ-прэзідэнта аддзела, фінансавага дырэктара або ўпаўнаважанага.
5. Закупкі менш, чым парог заяўкі каледжа - рэзалюцыя, якая ўпаўнаважае дырэктара па кантрактах і закупках заключаць кантракты ніжэй парога заяўкі
   1. У адпаведнасці з NJSA 18A:64A-25.3, пакупкі, кантракты або пагадненні на выкананне любой працы або аздабленне або найму матэрыялаў або расходных матэрыялаў, кошт або цана якіх не перавышае парог заяўкі каледжа, могуць быць зроблены, заключаны і прысуджаецца падрадным агентам, калі гэта ўпаўнаважана пастановай апякунскага савета, без публічнай рэкламы заявак і таргоў, адпаведна. Пры заключэнні кантрактаў дырэктар па кантрактах і закупках павінен прытрымлівацца працэдур Закона аб кантрактах акруговага каледжа. У практыцы каледжа, калі гэта магчыма, трэба атрымаць тры (3) прапановы.
   2. Неабходна запытаць некалькі прапаноў, калі не існуе выключэння. Выключэнні для збору расцэнак такія ж, як і вышэй.
   3. Для заяўкі на закупку патрабуецца адабрэнне апякунскага савета і дырэктара па кантрактах і закупках.
6. Пакупкі, якія роўныя або перавышаюць парог стаўкі
   1. Прадметы, кошт якіх перавышае парог заяўкі Каледжа, павінны публічна рэкламавацца і рабіць стаўкі, калі гэта не вызваляецца ў адпаведнасці з 18A:64A-25.5 або іншым законам, і павінна адпавядаць палітыцы Play-to-Play 6.4. Дырэктар па кантрактах і закупках разам з дырэктарам дэпартамента і/або фінансавым дырэктарам або ўпаўнаважанай асобай падрыхтуе спецыфікацыі заявак або запыт прапаноў, у залежнасці ад неабходнасці. Закупкі, вызваленыя ад таргоў (за выключэннем прафесійных паслуг), па-ранейшаму патрабуюць запыту некалькіх цытат у адпаведнасці з NJSA 18A:64A-25.5.
   2. Спіс выключэнняў для публічных таргоў знаходзіцца ў NJSA 18A:64A-25.5. і ўключаюць наступнае:
      1. Прафесійныя паслугі;
      2. Надзвычайныя паслугі, якія не вызначаюцца (“EUS”) і прадукты, якія не могуць быць разумна апісаны пісьмовымі спецыфікацыямі, аднак з улікам працэдур, якія адпавядаюць публічным таргам, калі гэта магчыма;
      3. Матэрыялы або расходныя матэрыялы, якія недаступныя больш чым ад аднаго пастаўшчыка, уключаючы, без абмежавання, матэрыялы або матэрыялы, якія запатэнтаваны або абаронены аўтарскім правам;
      4. Работы, якія вядуць супрацоўнікі ГЦКК;
      5. Друк юрыдычных паведамленняў і дакументаў, якія выкарыстоўваюцца ў судовых працэсах;
      6. Падручнікі, бібліятэчныя матэрыялы і паслугі спецыялізаваных бібліятэк;
      7. Прадукты харчавання і паслугі, уключаючы пастаўкі прадуктаў харчавання і кантракты на кіраванне студэнцкімі цэнтрамі, сталовымі і кафетэрыямі;
      8. Паслугі, якія аказваюцца камунальнымі прадпрыемствамі, якія знаходзяцца ў падпарадкаванні Упраўлення ЖКГ, у адпаведнасці з тарыфамі і тарыфамі, зацверджанымі УКП;
      9. Паслугі па рамонце абсталявання, у тым ліку неабходных дэталяў, калі яно ўваходзіць у характар ​​EUS;
      10. Спецыялізаваныя машыны або абсталяванне тэхнічнага характару, якія не дазваляюць разумна складаць спецыфікацыі і закупляць іх без рэкламы ў грамадскіх інтарэсах;
      11. Страхаванне, уключаючы пакрыццё і кансультацыйныя паслугі, якія павінны быць закуплены ў адпаведнасці з патрабаваннямі да EUS;
      12. Публікацыя юрыдычных паведамленняў у газетах, як таго патрабуе заканадаўства;
      13. Набыццё артэфактаў або іншых прадметаў унікальнага ўласнага, мастацкага або гістарычнага характару;
      14. Спагнанне сум па студэнцкіх пазыках, у тым ліку па федэральных студэнцкіх пазыках;
      15. Прафесійныя кансультацыйныя паслугі;
      16. Забаўляльныя мерапрыемствы, уключаючы, без абмежавання, тэатральныя прадстаўленні, канцэрты гуртоў і іншыя, фільмы і іншую аўдыёвізуальную прадукцыю;
      17. Кантракты з выкарыстаннем сродкаў, створаных студэнцкай дзейнасцю, якія спаганяюцца або збіраюцца студэнтамі, не знаходзяцца пад непасрэдным кантролем каледжа і выдаткоўваюцца студэнцкімі арганізацыямі;
      18. Друк, у тым ліку без абмежаванняў, каталогаў, штогоднікаў і аб'яў аб курсах;
      19. Прадастаўленне тавараў або паслуг для выкарыстання, падтрымкі або тэхнічнага абслугоўвання запатэнтаванага камп'ютэрнага абсталявання, праграмнага забеспячэння перыферыйных прылад і распрацоўкі сістэм для апаратнага забеспячэння;
      20. Набор персаналу і рэклама, уключаючы, без абмежавання, рэкламу аб залічэнні студэнтаў;
      21. Вучэбныя прыналежнасці, кнігі, адзенне і г.д., набытыя кнігарняй акруговага каледжа або кампаніяй, якая абслугоўвае або кіруючай кампаніяй па кантракце з каледжам акругі на кіраванне кнігарняй акруговага каледжа;
      22. Набыццё або арэнда выпускнікоў і выпускных шапак і сукенак, а таксама ўзнагародныя сертыфікаты або таблічкі;
      23. Выдаткі на паездкі або канферэнцыі;
      24. Прадметы, даступныя ў пастаўшчыкоў па кошце, ніжэйшым за цэны дзяржаўнага кантракту на той жа прадукт ці паслугу, якія адпавядаюць або перавышаюць умовы дзяржаўнага кантракту;
      25. Пакупкі, зробленыя або заключаныя са Злучанымі Штатамі, штатам Нью-Джэрсі, акругай або муніцыпалітэтам або любым саветам, органам або службовай асобай, агенцтвам або органам або любым іншым штатам або іх падраздзяленнем.
   3. Дадатковыя выключэнні з публічных таргоў ўключаюць выкарыстанне дзяржаўных кантрактаў (NJSA 18A:64A-25.9), сумесныя закупкі з іншымі акруговымі каледжамі, муніцыпалітэтамі або акругамі, у якіх знаходзіцца акруговы каледж, вышэйшымі навучальнымі ўстановамі або іншымі дзяржаўнымі адзінкамі ў адпаведнасці з Закон аб мясцовых дзяржаўных кантрактах (NJSA 18A:64A-25.10),
      кааператыўныя сістэмы цэнаўтварэння, устаноўленыя ў адпаведнасці з законамі штата Нью-Джэрсі (NJSA 18A:64A-25.11a (a)), і нацыянальна прызнаныя і прынятыя пагадненні аб сумесных закупках (NJSA 18A:64A-25.11a (b)).
   4. Каб пазбегнуць неабходнасці атрымання Сертыфіката аб раскрыцці інфармацыі аб суб'ектах гаспадарання, неабходна разгледзець магчымасць справядлівага і адкрытага працэсу для закупак, вызваленых ад таргоў.
   5. Трэція асобы, якія пішуць або дапамагаюць у падрыхтоўцы спецыфікацый або запытаў прапаноў, не маюць права ўдзельнічаць у таргах або прадстаўляць прапановы па тым жа кантракце.
   6. Заключэнне кантракта ад грамадскасці, якое патрабуе публічнай рэкламы для таргоў, павінна быць прысуджана Саветам апякуноў удзельніку таргоў з найменшай адказнасцю. NJSA 18A:64A-25.19.
   7. Прафесійныя паслугі:
      1. У адпаведнасці з NJSA 18A:64A-25.5 (a) (1), кантракты, прадметам якіх з'яўляюцца прафесійныя паслугі, вызваляюцца ад публічных таргоў.
      2. У адпаведнасці з NJSA 18A:64A-25.19, для кантрактаў на прафесійнае абслугоўванне не патрабуецца некалькі прапаноў.
      3. BEDC не патрабуецца, калі для заключэння кантракта на прафесійныя паслугі выкарыстоўваецца сумленны і адкрыты працэс.
      4. Прафесійныя паслугі вызначаюцца як «паслугі, якія аказваюцца або выконваюцца асобай, упаўнаважанай законам займацца прызнанай прафесіяй і чыя практыка рэгулюецца законам, а выкананне якіх патрабуе ведаў прасунутага тыпу ў галіне навучання, набытых шляхам працяглага фармальнага навучання. курс спецыялізаванага навучання і навучання ў адрозненне ад агульнаакадэмічнага навучання, вучнёўства або навучання. Прафесійныя паслугі таксама азначаюць паслугі, якія аказваюцца пры выкананні арыгінальных і творчых работ у прызнанай вобласці мастацкай творчасці».
   8. Экстраныя пакупкі:
      1. У адпаведнасці з NJSA 18A:64A-25.6 любая пакупка можа быць зроблена, узгоднена або прысуджана Каледжам без публічнай рэкламы таргоў, калі надзвычайная сітуацыя, якая ўплывае на здароўе, бяспеку або дабрабыт жыхароў каледжа, патрабуе неадкладнай дастаўкі матэрыялаў. або матэрыялы, або выкананне працы.
      2. Пісьмовая заяўка на куплю ад супрацоўніка, які адказвае за будынак, збудаванне або абсталяванне, дзе адбылася надзвычайная сітуацыя, павінна быць пададзена дырэктару па кантрактах і закупках з апісаннем характару надзвычайнай сітуацыі, часу яе ўзнікнення і неабходнасць выклікаць выключэнне экстранай пакупкі. Прэзідэнт і дырэктар па кантрактах і закупках упаўнаважаны заключаць кантракт на закупку, калі дырэктар перакананы, што надзвычайная сітуацыя існуе.
      3. Пасля прадастаўлення работ, матэрыялаў або матэрыялаў падрадчык мае права на аплату, такім чынам, і каледж абавязаны за
      4. Некалькі цытат не патрабуецца для экстраных закупак.
   9. Для заяўкі на закупку патрабуецца адабрэнне кіраўніка офіса/падраздзялення, віцэ-прэзідэнта аддзела, фінансавага дырэктара або ўпаўнаважанага.
7. Выкананне кантрактаў
   1. Усе кантракты павінны быць накіраваны дырэктару па кантрактах і закупках для разгляду сумесна з юрысконсультам каледжа. Затым кантракты разглядаюцца фінансавым дырэктарам і перадаюцца на подпіс прэзідэнту або яго/яе асобе.
   2. Кіраўнікі офісаў/падраздзяленняў не маюць права выконваць
   3. Дырэктар па кантрактах і закупках можа выконваць кантракты, якія ўваходзяць у сферу паўнамоцтваў дырэктара, выдадзеныя апякунскім саветам (кантракты, якія не перавышаюць парогавае значэнне).
   4. Для заяўкі на закупку патрабуецца адабрэнне прэзідэнта, галоўнага фінансавага дырэктара і/або дырэктара па кантрактах і закупках.
8. Кампутарнае абсталяванне – Апаратнае і праграмнае забеспячэнне
   1. ІТ-дырэктар будзе працаваць з дырэктарам па кантрактах і закупках, каб набыць усе запыты на ІТС-абсталяванне для каледжа.
   2. Форма абгрунтавання абсталявання павінна быць запоўнена і зацверджана ўсімі бакамі. Пасля зацвярджэння формы абгрунтавання Дэпартаменту неабходна запоўніць заяўку.
   3. Заказ на куплю будзе выдадзены пасля зацвярджэння заяўкі і накіраваны пастаўшчыку.
   4. ІТ-аддзел прыме, наладзіць і ўсталюе абсталяванне.
   5. Для заяўкі на закупку патрабуецца адабрэнне віцэ-прэзідэнта аддзела, фінансавага дырэктара, інфармацыйнага дырэктара і/або дырэктара па кантрактах і закупках.
9. Разнастайнасць пастаўшчыкоў
   1. Аб'ява для ставак і запыт прапаноў («RFP»)
      1. Аддзел закупак рэкламуе заяўкі і запыты прапаноў на вэб-сайце каледжа для ўсіх мясцовых і разнастайных прадпрыемстваў для сумленных і адкрытых таргоў
      2. Папярэджанні аб пакупках: прадпрыемствы, якія належаць жанчынам (WBE), прадпрыемствы, якія належаць меншасцям (MBE), прадпрыемствы, якія належаць ветэранам (VBE або VOSB), прадпрыемствы, якія належаць асобам з эканамічна неспрыяльным становішчам (DBE), і прадпрыемствы, якія належаць ЛГБТ-асобам (LGBTBE), калі стаўкі даступны для забеспячэння разнастайнасці матэрыялаў.
      3. Разглядае заяўкі на забеспячэнне выканання спецыфікацый для людзей з абмежаванымі магчымасцямі.
      4. Даследуйце, ці падаюцца прадстаўленыя пастаўшчыкі ў групу разнастайнасці пастаўшчыкоў.
   2. Групавое ўзаемадзеянне разнастайнасці
      1. Аддае прыярытэт розным пастаўшчыкам, правераным дзяржаўнымі кантрактамі і кааператывамі.
      2. Дырэктар аддзела кантрактаў і закупак удзельнічае ў шматлікіх групах разнастайнасці, а таксама ў групах сумесных закупак для атрымання інфармацыі аб розных кампаніях розных этнічных груп для дыверсіфікацыі пакупніцкай здольнасці.
      3. Працягвайце членства ў Савеце па разнастайнасці пастаўшчыкоў меншасці Нью-Ёрка/Нью-Джэрсі, які змяшчае спісы сертыфікаваных пастаўшчыкоў меншасці.
      4. Пастаўшчыкі сустракаліся, наведваючы розныя канферэнцыі, семінары і майстар-класы, прысвечаныя разнастайнасці пастаўшчыкоў, сумесна з аддзелам справядлівасці і ўключэння разнастайнасці, арганізацыямі акругі Хадсан, Джэрсі-Сіці і штата.

Вярнуцца да Policies and Procedures