Бухгалтарскі ўлік - Парадак кампенсацыі камандзіровачных выдаткаў

 

Парадак бухгалтэрыі кампенсацыі выдаткаў на праезд

I. Увядзенне

Мэтай гэтай працэдуры паездкі з'яўляецца вызначэнне асноўных рэкамендацый для ўсяго персаналу, які вызначаецца як супрацоўнікі штата Нью-Джэрсі, падчас паездак па службовых справах Грамадскага каледжа акругі Хадсан («Каледж»). Мэта гэтай працэдуры заключаецца ў тым, каб індывідуальны падарожнік не атрымліваў і не губляў асабістыя сродкі падчас паездкі па афіцыйных справах каледжа. Усе паездкі, якія кампенсуюцца, павінны быць дазволены перад паездкай. Усе зацверджаныя паездкі павінны быць неабходнымі для дасягнення мэт або выканання абавязкаў пэўнага аддзела і павінны праводзіцца найбольш эканамічным і практычным спосабам для каледжа.

  1. The College’s policy is to reimburse employees for reasonable and necessary expenses incurred in connection with approved business travel.
  2. An employee who needs to travel on College-related business shall, after receiving preliminary approval from the employee’s Supervisor, complete a Travel Request Form (if trip expenses are expected to exceed $100), and, if needed, a Check Request Form. The purpose for the travel, and the account number for the funding source(s) available to cover the cost of the travel, should be indicated where requested on the appropriate forms.
  3. The forms must be signed by the employee’s Supervisor and the responsible Dean or Executive Cabinet Officer prior to travel. These signatures indicate approval of the employee’s travel request and the availability of College funds. For travel by Trustees and Executive Officers, the forms must be approved by the President.
  4. When travel has been completed, a Travel Reimbursement Form must be completed along with the Travel Request Form (if needed), and all appropriate receipts must be attached. The employee shall submit the forms and receipts to the Accounting Department for processing. The Controller is the final reviewer/approver for all Travel Reimbursement forms.
  5. Дзейнічаюць наступныя льготы кампенсацыі:

а. Дапамога на харчаванне - у тым ліку чаявыя, каледж дапускае федэральную стаўку ў дзень, у адпаведнасці з Адміністрацыяй агульных службаў ("GSA"). Квітанцыі павінны пацвярджаць выдаткі. Не павінна патрабавацца кампенсацыі выдаткаў на харчаванне, уключаных у рэгістрацыйны ўзнос на канферэнцыю або асацыяцыю. Каб атрымаць дадатковую інфармацыю аб тарыфах у залежнасці ад месцазнаходжання, азнаёмцеся з інструкцыямі па адрасе https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates/per-diem-rates-lookup/?action=perdiems_report&state=&fiscal_year=2021&zip=07306&city.
 
б. Аўтаматычная дапамога - калі выкарыстанне асабістага аўтамабіля супрацоўніка патрабуецца ў сувязі з мясцовымі або блізкімі паездкамі, супрацоўнік павінен атрымаць кампенсацыю ў адпаведнасці з адпаведнай стаўкай прабегу, плюс зборы за праезд і паркоўку, з доказам адлегласці паездкі і квітанцыяй аб выдатках. Прымянімая стаўка прабегу звычайна з'яўляецца зацверджанай IRS.

в. Квітанцыі - абавязковыя для кампенсацыі ўсіх выдаткаў. Ніякія выдаткі не кампенсуюцца без пацвярджаючых квітанцый.

6. Перш чым падаць форму кампенсацыі камандзіровачных выдаткаў у бухгалтэрыю, супрацоўнік павінен прадставіць форму і пацвярджаючыя дакументы кіраўніку супрацоўніка і адпаведнаму дэкану або выканаўчаму службовай асобе для зацвярджэння і пацверджання таго, што заяўленыя выдаткі, якія кампенсуюцца, знаходзяцца ў межах і дапушчэннях устаноўленых каледж. Вельмі важна, каб кіраўнік супрацоўніка разглядаў і зацвярджаў запыт аб кампенсацыі толькі «разумных і неабходных» выдаткаў. Наглядчык абавязаны выкарыстоўваць дзелавое меркаванне, калі канкрэтны пункт, не пералічаны ў палітыцы або працэдуры, прадстаўлены на зацвярджэнне.

7. Формы заяўкі на паездку (Дадатак A) і кампенсацыі выдаткаў на праезд (Дадатак B) даступныя на фінансавым партале каледжа.

II. Зацвярджэння

Гэтая працэдура распаўсюджваецца на ўсіх адміністрацыйных супрацоўнікаў, выкладчыкаў і супрацоўнікаў, а таксама іншых асоб, якія маюць права падарожнічаць ад імя каледжа. Выкананне гэтай працэдуры з'яўляецца абавязкам асобы, якая вандруе па справах каледжа. Гэты парадак распаўсюджваецца на ўсе паездкі незалежна ад крыніцы сродкаў.

Калі кампенсацыя выдаткаў на праезд ажыццяўляецца з гранта або кантракта, супрацоўнік павінен атрымаць папярэднюю згоду ад Grants Бухгалтэрыя офіса або каледжа, каб усталяваць, што ўсе чаканыя выдаткі на праезд будуць дазволены для кампенсацыі ў адпаведнасці з умовамі гранта або кантракта.

Чакаецца, што супрацоўнікі каледжа, якія падарожнічаюць па службовых справах, будуць праяўляць такую ​​ж асцярожнасць пры панясенні выдаткаў, якую праявіў бы разважлівы чалавек, калі б падарожнічаў па асабістых справах за свой кошт. Выдаткі на зацверджаныя паездкі кампенсуюцца толькі ў адпаведнасці з дадзенымі працэдурамі паездак каледжа.

А. Дазволы на паездкі
Усе паездкі на канферэнцыі, з'езды, навучанне персаналу, семінары і семінары патрабуюць папярэдняга ўзгаднення ў адпаведнасці з гэтай працэдурай.

Б. Дазволеныя выдаткі
Кампенсацыя камандзіровачных выдаткаў абмяжоўваецца тымі выдаткамі, якія неабходныя для правядзення афіцыйных аперацый каледжа. Кампенсуюцца толькі фактычныя і неабходныя выдаткі, звязаныя са звычайным камфортам падарожніка пры выкананні ім службовых абавязкаў. Бізнес-выдаткі павінны быць разумнымі і неабходнымі. Кампенсацыя чаявых, чаявых і падобных збораў дазваляецца пры ўмове, што выплачаныя сумы знаходзяцца ў межах звычайных прызнаных стандартаў.  

C. Надзвычайныя выдаткі
Запыты на кампенсацыю экстраардынарных або незвычайных выдаткаў, якія альбо нельга было прадбачыць да паездкі, альбо якія перавышаюць максімальна дапушчальныя стаўкі, падлягаюць зацвярджэнню да кампенсацыі. Пісьмовае абгрунтаванне павінна быць запоўнена ў Форме кампенсацыі выдаткаў на праезд з тлумачэннем абставінаў, якія выклікаюць выдаткі, разам з усёй адпаведнай пацвярджаючай дакументацыяй, якая павінна быць адпраўлена непасрэдна кіраўніку адпаведнага аддзела, дэкану або віцэ-прэзідэнту для зацвярджэння. Прэзідэнт павінен зацвердзіць надзвычайныя сітуацыі для выканаўчых службовых асоб або папячыцеляў. Дакументальна пацверджанае зацвярджэнне павінна быць прымацавана да адпаведных форм і адпраўлена ў бухгалтэрыю для кампенсацыі. 

D. Асаблівыя ўмовы
Супрацоўнікі, якія маюць якія-небудзь асаблівыя патрэбы ў паездках, не апісаныя відавочна ў гэтай палітыцы, павінны звязацца з кіраўніком адпаведнага аддзела, дэканам або віцэ-прэзідэнтам для зацвярджэння, а пры неабходнасці і з прэзідэнтам каледжа.

III. Працэс

А. Працэс зацвярджэння

  1. An employee who needs to travel on College-related business shall, after obtaining the agreement of his/her Supervisor, complete a Travel Request Form.
  2. A Travel Request Form (Exhibit A) must be completed by the staff member for approval by the Supervisor and by the responsible Dean or Vice President prior to all overnight travel and rented vehicles, regardless of price. The President must approve forms for travel by Trustees and Executive Officers.
  3. Ніякія выдаткі не кампенсуюцца, калі форма запыту на паездку была адмоўлена або адхілена.
  4. When two or more staff members are expected to travel for the same purpose, each individual must submit a separate Travel Request Form. Other staff member(s) traveling for the same purpose must be referenced on the form.
  5. The approved reimbursement amount may be limited to a fixed amount at the Dean, Vice President or President's discretion.

B. Падрыхтоўка і распаўсюджванне формы заяўкі на паездку

  1. The employee prepares the Travel Request Form and submits it to his/her Supervisor for approval.
  2. If approved by the Supervisor, the Supervisor shall forward the form to the Dean or Cabinet Member, as appropriate.
  3. If approved by the Dean or Cabinet Member, the Dean or Cabinet Member shall submit the form to the Business Office for validation by the Accounts Payable Officer and/or Grant Accountant, where applicable.

C. Навучанне персаналу

Навучанне персаналу, неабходнае для павышэння кваліфікацыі супрацоўніка, падтрымання сучасных навыкаў у галіне тэхналагічных распрацовак і/або атрымання ведаў/новай інфармацыі, патрабуе папярэдняга ўзгаднення з кіраўніком супрацоўніка. Калі гаворка ідзе пра паездку, таксама неабходна падрыхтаваць форму заяўкі на паездку і падаць яе на зацвярджэнне ў адпаведнасці з гэтай працэдурай. Як адзначалася вышэй, форма заяўкі на паездку патрабуецца для арэнды транспартных сродкаў і начлегу, незалежна ад кошту.

V. Транспарт

Усюды, дзе гэта практычна, ад падарожнікаў чакаецца выкарыстанне найбольш эканамічных відаў транспарту. Адміністрацыйная паездка можа ўключаць у сябе выкарыстанне транспартнага сродку, які належыць каледжу, прыватнага або арандаванага транспартнага сродку, грамадскага перавозчыка, таксі або аўтасэрвісу.

А. Каледж Транспартныя сродкі
Транспартныя сродкі каледжа могуць выкарыстоўвацца толькі для паездак, звязаных з каледжам, а не для асабістага карыстання, калі толькі гэта не дазволена апякунскім саветам. Аператары павінны выконваць усе дзеючыя законы і правілы аб транспартных сродках, мець сапраўдныя вадзіцельскія правы і несці асабістую адказнасць за штрафы за ўсе парушэнні правілаў транспартнага сродку і парушэнні правілаў руху, якія ўзніклі падчас або ў выніку выкарыстання транспартнага сродку каледжа. 
Дамоўленасці аб браніраванні і атрыманні транспартных сродкаў каледжа павінны быць зроблены ў памяшканні каледжа або ў офісе аховы. Служба бяспекі вядзе спіс упаўнаважаных кіроўцаў для транспартных сродкаў каледжа. Надзвычайныя выдаткі (напрыклад, рамонт шын, рамонт аўтазапчастак) падчас выкарыстання транспартнага сродку каледжа кампенсуюцца пры ўмове пісьмовага тлумачэння і квітанцыі, якія прадстаўлены і зацверджаны.  

Б. Транспартныя сродкі ў прыватнай уласнасці
Супрацоўнікі, якія выкарыстоўваюць прыватныя транспартныя сродкі ў службовых справах, будуць атрымліваць кампенсацыю за прабег па стаўцы, вызначанай Службай унутраных даходаў (IRS). Выдаткі на плату за праезд і плату за паркоўку будуць кампенсавацца ў памеры панесеных выдаткаў. 

C. Арэнда транспартных сродкаў
Некаторыя незвычайныя абставіны, такія як адсутнасць грамадскага транспарту або немагчымасць выкарыстання іншых спосабаў перамяшчэння, могуць запатрабаваць арэнды транспартнага сродку. У такіх выпадках, незалежна ад кошту, супрацоўнік павінен даць пісьмовае абгрунтаванне выкарыстання арандаванага транспартнага сродку ў форме заяўкі на паездку да даты паездкі. У абгрунтаванні павінна быць указана неабходнасць арэнды, указаны прычыны, па якіх іншы транспарт недаступны або немагчымы для выкарыстання, і ўключаны прыблізны агульны кошт. Адабрэнне, калі яно атрымана, абмяжоўваецца арэндай транспартнага сродку эканамічнай ці сярэдняга памеру. Кошт арэнды транспартных сродкаў не павінен перавышаць дзеючыя рынкавыя тарыфы, і арыгінальныя копіі дамовы арэнды паказанняў одометра ў пункце адпраўлення і пункта вяртання, а таксама пацверджанне аплаты павінны быць прыкладзены да ваўчара на праезд, каб пакрыць гэтыя выдаткі быць кампенсаваны. 

D. Грамадскія перавозчыкі
Падарожжа да месца прызначэння і назад павінна адбывацца па самым прамым і эканамічным маршруце. Кампенсацыя заснавана на фактычным кошце праезду грамадскім перавозчыкам (напрыклад, чыгункай, аўтобусам, самалётам). Арыгіналы квітанцый патрабуюцца для праезду чыгункай і самалётам. Для падарожжаў самалётам і цягніком будзе выкарыстоўвацца аўтобус або эканом-клас.

E. Таксі і абслугоўванне аўтамабіляў у аэрапорце
Неабходныя зборы за таксі дазволены, але толькі ў тых выпадках, калі грамадскі транспарт недаступны, практычны, або ў выпадку надзвычайнай сітуацыі. Рэгулярныя аўтамабільныя паслугі могуць выкарыстоўвацца да/з дому супрацоўніка і ў аэрапорт, а таксама ў/з аэрапорта і пункта прызначэння паездкі, калі грамадскі транспарт недаступны або практычны, і толькі калі паслуга аўтамабіля каштуе танней, чым таксі. 

VI. З'езды, канферэнцыі, трэнінгі персаналу, семінары

А. Вызначэнне: Канферэнц-паездкі і канферэнц-паездкі вызначаюцца як паездкі, не звязаныя непасрэдна з абавязкамі і адказнасцю супрацоўніка, але якія прадпрымаюцца для:

    1. Павышэнне прафесійнага майстэрства.
    2. Абмен інфармацыяй, ідэямі і метадалогіяй.
    3. Павышэнне іміджу каледжа.

Паездкі за межы Злучаных Штатаў, незалежна ад кошту, патрабуюць адабрэння дэкана, віцэ-прэзідэнта аддзела і прэзідэнта каледжа. 

B. Выдаткі: Для з'ездаў, канферэнцый, трэнінгаў для персаналу, практыкумаў, навучальных семінараў і для паездак працягласцю больш за 24 гадзіны, якія патрабуюць начлегу (уключаючы сітуацыі, у якіх пакет уключае пражыванне і харчаванне як неад'емную частку запланаваных мерапрыемстваў), дапушчальная ( GSA) сутачныя кампенсацыі (па прафсаюзным дагаворы) абмежаваныя фактычнымі разумнымі выдаткамі. 

C. Аднадзённыя паездкі: Харчаванне для аднадзённых паездак, якія не прадугледжваюць начлегу, не кампенсуецца, за выключэннем выпадкаў, калі паездка можа быць у населеныя пункты, дзе кошт харчавання перавышае кошт у каледжы або паблізу яго, або калі працягласць аднадзённай паездкі перавышае звычайны працоўны дзень.

D. Выдаткі на пражыванне: Поўнасцю кампенсуюцца выдаткі на пражыванне і харчаванне, якія з'яўляюцца неад'емнай часткай запланаваных мерапрыемстваў канферэнцыі, з'езду, навучання персаналу і г.д. Пакрыццё расходаў на харчаванне абмяжоўваецца платай за харчаванне. Калі пражыванне не з'яўляецца неад'емнай часткай мерапрыемства, супрацоўнікі маюць права на кампенсацыю выдаткаў на аднамесны стандартны нумар у гасцініцы бізнес-класа. 

E. Плата за рэгістрацыю: Рэгістрацыйны ўзнос за ўдзел у канвенцыях або семінарах кампенсуецца. Для аплаты рэгістрацыйнага ўзносу неабходна прадставіць арыгіналы аплачаных квітанцый. 

F. Выключаныя выдаткі

    1. First-class air travel. Such accommodations are permitted only where less expensive accommodations are unavailable or not feasible. First-class air travel requires special approval of the President. 
    2. Expenditures of a personal nature such as a valet service, entertainment, alcoholic beverages and other charges of a similar nature.
    3. Fines incurred for parking, moving violations, or any expenses related to violations of applicable laws while driving a personal, College-owned, or rental vehicle.
    4. Where for the traveler’s personal convenience or through the taking of a leave, an interruption occurs in travel or a deviation from the most precise route, the reimbursement allowed is not to exceed the cost of the most economical route. 
    5. Hotel accommodations at above-market business rates are permitted only where other accommodations are unavailable or impractical considering the employee’s travel itinerary. Written justification and approval must be obtained for reimbursement. The College President shall approve this request.

VII. Патэнцыйныя супрацоўнікі і запрошаныя дакладчыкі

Выдаткі на праезд патэнцыйных супрацоўнікаў і запрошаных выступоўцаў павінны быць ухвалены і кампенсаваны на тых жа ўмовах, абмежаваннях і патрабаваннях супрацоўнікаў, якія падарожнічаюць па справах каледжа, як выкладзена ў гэтай працэдуры; аднак кампенсацыя выдаткаў на праезд будучым супрацоўнікам і запрошаным выступоўцам з'яўляецца дыскрэцыйнай.

Кампенсацыя выдаткаў на пераезд не будзе дазволена без адабрэння апякунскага савета.

Дэкан, загадчык кафедры або старшыня пошукавага камітэта нясе адказнасць за інфармаванне чалавека аб палітыцы і працэдурах, якія рэгулююць паездкі, асабліва ў тым, што датычыцца пакрытых і выключаных выдаткаў, а таксама аб тым, як атрымаць кампенсацыю выдаткаў на праезд. Для дапушчальных выдаткаў працэдура выглядае наступным чынам:

  1. As soon as the candidate’s interview has been scheduled, the Department Head or Chair should prepare a Travel Request Form to obtain the required approval. The Travel Request Form must indicate the title of the position being interviewed. 
  2. Upon approval, the Department Head or Search Committee Chair shall advise the candidate to request any hotel or other vendor providing transportation, lodging or food service to bill the candidate directly. No College employee should pay for services connected to the candidate’s stay. Reimbursement will be made to the candidate within two (2) weeks of submission. 
  3. The Department Head or Chair shall obtain an itemized listing of all travel costs bearing the candidate’s signature. Submission of this form is to be made promptly to the Business Office.
  4. Для кожнага кандыдата неабходна падрыхтаваць асобны рахунак-фактуру і форму замовы. 

VIII. Reimburstment of Travel Expenses

Ваўчар на аплату паездкі (Дадатак B) павінен быць запоўнены і адпраўлены на працягу двух (2) тыдняў пасля завяршэння канферэнцыі або паездкі. Зацверджаныя ваўчары аб выдатках на паездку павінны быць прадстаўлены ў раздзел "Крэдыторская запазычанасць" офіса бізнесу разам з усімі арыгіналамі квітанцый і пацвярджаючымі дакументамі (сертыфікатам/бланкам рэгістрацыі) на ўсе выдаткі, запытаныя на кампенсацыю.

  1. IRS regulations on travel provide that any advances on travel not substantiated within sixty (60) days of the expenditure could result in taxable income reportable on Form W-2 of the individual who received the advance.
  2. Кампенсацыйны ваўчар павінен змяшчаць наступную інфармацыю:
    1. Дзесяцізначны нумар рахунку, які спаганяецца.
    2. Імя і адрас падарожнікаў.
    3. Зацверджаная форма заяўкі на паездку (калі дастасавальна).
    4. Дата паездкі, пункт прызначэння, прабег, зборы і іншыя панесеныя выдаткі. 
    5. Where lodging costs are shared with others, this fact should be stated on the voucher. In such cases, the reimbursement is limited to the traveler’s proportionate share of the costs.
    6. Mileage Cost: Commutation for business purposes multiplied by the mileage/reimbursement rate in effect per mile. Attach Google maps/directions or similar document to support the mileage traveled. 
    7. Ваўчар павінен быць ухвалены, як адзначалася раней.
    8. Partial reimbursement of travel expenses: In some instances, staff members request reimbursement for only a portion of the expenses incurred for travel. In such cases, the total expenses incurred should be itemized on the voucher but only the actual amount requested should be entered in the “Total” block and the phrase “Requesting Reimbursement for Only” should be typed/written in the body of the voucher. 
    9. Vouchers submitted to Accounts Payable that do not comply with the reimbursement procedure set forth herein and/or are missing information will be returned to the requestor for revision.
    10. Only travel expenses submitted with original copies of the receipts are reimbursable. Any voucher submitted without the necessary supporting documents or copies of receipts will be returned to the originator to complete/submit the required documentation. 
    11. Unspent cash advances are to be repaid to the Business Office in cash or check within sixty (60) days of travel completion. Any unexpended advance not returned within this time period will be treated as taxable income reportable on Form W-2 in accordance with current IRS regulations. 

Бланк заяўкі на паездку

Зацверджана Кабінетам міністраў: ліпень 2021 г
Звязаная палітыка савета: бухгалтарскі ўлік, кампенсацыя выдаткаў на праезд

Вярнуцца да Policies and Procedures